Pháp chế doanh nghiệp là gì ?

Khái niệm “Pháp chế” lần đầu tiên được chính thức quy định trong văn bản quy phạm pháp luật đó là Nghị định 178-HĐBT ngày 17/06/1985 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành “về tổ chức pháp chế ở các ngành, các đơn vị sản xuất, kinh doanh thuộc khu vực nhà nước”.

Hiện nay, trong hệ thống các doanh nghiệp có vốn của nhà nước, bắt buộc phải có “Tổ chức pháp chế” với nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn được quy định tại Nghị định 55/2011/NĐ-CP ngày 04/07/2011: “Tổ chức pháp chế ở doanh nghiệp nhà nước là đơn vị chuyên môn, có chức năng tham mưu, tư vấn cho Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp về những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.”.

Vai trò của bộ máy pháp chế doanh nghiệp

1. Xây dựng hệ thống pháp lý áp dụng riêng cho doanh nghiệp mình. Các chuyên gia pháp chế phải tiến hành rà soát, tổng hợp những quy định pháp luật liên quan đến doanh nghiệp mình, từ đó tiến hành đối chiếu với hiện trạng quy mô hoạt động để có những hành động phù hợp, xây dựng hệ thống các quy định áp dụng cho đơn vị của mình. Ví dụ như : xây dựng hệ thống thang bảng lương cho nhân viên; xây dựng nội dung lao động; xây dựng, sửa đổi, bổ dung điều lệ doanh nghiệp; xây dựng quy chế khen thưởng, phúc lợi xã hội; …
2. Tham mưu, tư vấn những vấn đề liên quan đến pháp lý cho Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc, Ban kiểm soát, Hội đồng thành viên hay Hội đồng quản trị của doanh nghiệp. Ví dụ như các hoạt động mua bán và sáp nhập doanh nghiệp (M&A); thủ tục phát hành các loại chứng khoán như cổ phiếu, trái phiếu; tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng thành viên hay Hôi đồng quản trị; tham vấn pháp lý khi tiếp cận, làm việc với các Cơ quan quản lý nhà nước; . . .
3. Phối hợp với các bộ phận, phòng, ban khác trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi hoạt động đúng pháp luật, hạn chế tối đa hành vi vi phạm pháp luật. Ví dụ như phối hợp với phòng kinh doanh để tư vấn, giải đáp pháp luật liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa, đàm phán, giao kết hợp đồng; hoặc phối hợp với bộ phận sản xuất xây dựng tiêu chuẩn an toàn vệ sinh lao động, phòng cháy chữa cháy; . . .
4. Tham gia, đề xuất giải pháp pháp lý để giải quyết các tranh chấp liên quan đến hoạt động bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Ví dụ như : giải quyết các tranh chấp về lao động; đưa ra giải pháp giải quyết tranh chấp nội bộ giữa các thành viên công ty; đại diện công ty tham gia giải quyết tranh chấp phát sinh tại các cơ quan hữu quan hoặc Tòa án; . . .
5. Tổ chức huấn luyện, tuyên truyền pháp luật đến với tất cả những nhân viên trong doanh nghiệp, đặt biệt là những công nhân, người lao động. Tư vấn pháp luật (ngoài giờ làm việc) ngay cả những vấn đề liên quan đến cá nhân người lao động, giúp cho họ giải đáp những khúc mắt pháp lý góp phần ổn định tâm lý người lao động yên tâm làm việc. Ví dụ : công nhân sẽ hỏi những quy định pháp luật về Bảo hiểm xã hội hay những việc cá nhân như ly hôn, thừa kế, . . .

Luật sư đối với vấn đề Pháp chế doanh nghiệp

Nếu một doanh nghiệp đạt qui mô lớn (nằm ngoài quy đinh doanh nghiệp vừa và nhỏ) hoặc Công ty đại chúng, đa quốc gia, đa ngành nghề, đa lĩnh vực, . . .  thì chúng ta nên xây dựng một bộ máy Pháp chế doanh nghiệp hoạt động thường xuyên, liên tục và đồng thời tạo sự gắn kết với các bộ phận khác trong công ty như Phòng kế toán – tài chính; Phòng kinh doanh; Phòng nhân sự lao động tiền lương; Phòng Marketing; Bộ phận sản xuất; . . . .

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có qui mô vừa và nhỏ, không thường xuyên phát sinh những vấn đề hệ trọng liên quan đến pháp luật và các bộ phận chuyên môn như kế toán, nhân sự, tiền lương, kinh doanh  . . . đều có đủ khả năng xử lý những vấn đề liên quan đến pháp luật, khi đó, nhằm tiết kiệm chi phí hoạt động thì doanh nghiệp không nhất thiết phải thành lập bộ máy Pháp chế. Trong trường hợp cần giám sát hoặc hổ trợ tư vấn pháp luật cho các bộ phận chuyên môn, doanh nghiệp có thể thuê “Dịch vụ Luật sư” nhằm đến doanh nghiệp tư vấn pháp luật cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên thêm nhiều tự tin trong hành động của mình. 

Ví dụ : bộ phân kinh doanh sẽ yêu cầu Luật sư tư vấn Hợp đồng trước khi ký kết với khách hàng; bộ phận kế toán yêu cầu Luật sư tra soát những quy định về thuế; bộ phận Marketing yêu cầu Luật sư tư vấn về giấy phép quảng cáo tiếp thị; bộ phận nhận sự yêu cầu Luật sư tư vấn về tuyển dụng hoặc xử lý kỷ luật lao động; hoặc Ban giám đốc yêu cầu Luật sư tư vấn pháp luật về đầu tư, góp vốn, phát hành các loại chứng khoán; . . . .

Thù lao chi trả cho Dịch vụ Luật sư chỉ bằng 1/10 so với chi phí chi trả cho bộ máy Pháp chế gồm 03 nhân sự.

Luật sư có nghĩa vụ phải tuyệt đối bảo mật thông tin cho doanh nghiệp, cho cá nhân chủ doanh nghiệp và các cá nhân khác trong Hội đồng.

Ths.Ls.Huỳnh Kim Ngân